Unter einem Projektplan versteht man die Gesamtheit aller Planungsdokumente und Steuerungsvorgaben des Projektmanagements. Der Projektplan beinhaltet somit alle wichtigen Informationen zur Durchführung eines Projekts. Er dient als Vorgabe und Leitfaden für die Projektleitung und das Projektteam, um sicherzustellen, dass ein Projekt erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen wird. Der Projektplan sollte aus mindestens den folgenden Teilplänen oder Elementen bestehen:
Zielplanung
Der Projektplan enthält eine Zielhierarchie, eine operationale Beschreibung aller Einzelziele sowie eine Analyse der Zielbeziehungen. Damit wird klar, was erreicht werden muss und woran der Projekterfolg erkannt wird. Die Projektziele helfen darüber hinaus, die richtigen Entscheidungen zu fällen und die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten. Nicht vernachlässigen sollte man auch die Wirkung der Ziele auf die Teamführung. Ziele schaffen Zusammenhalt und geben eine Ausrichtung für das Projektteam.
Analyse von Umfeld und Stakeholder
Die Umfeldanalyse beinhaltet Angaben zu den auf Ziele wirksamen sachlichen und sozialen Umfeldfaktoren. Darüber hinaus beinhaltet der Projektplan die auf der Umfeldanalyse aufbauende Stakeholderanalyse. Die Analyse und Bewertung der Stakeholder führt zu Maßnahmen, die mehrheitlich in der Kommunikationsplanung umgesetzt werden.
Risikoanalyse
Mit der Analyse aller ermittelten unsicheren Ereignisse mit schädlicher Wirkung auf die Projektziele sichern Projektleitungen mit ihren Projektteams ihre Projekte gegen Gefahren ab. Das Risikomanagement ist ebenfalls wichtiger Bestandteil des Projektplans.
Projektorganisation
Mit der Darstellung der Projektorganisation, der Schnittstellen zwischen dem Projekt und der Fachbereichsorganisation sowie der Beschreibung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (AKV) der betreffenden Rolle im Projekt, hilft der Projektplan, Aufgaben einzelnen Teammitgliedern oder Abteilungen zuzuordnen.
Kommunikationsplan
Im Projektplan ist der Kommunikationsplan enthalten, der eine Aussage zu den Wegen der Kommunikation inklusive Meetings, der Informationsbereitstellung, der Berichtspfade und des Vorgehens bei Eskalationen beschreibt.
Projektstruktur
Für den Projektplan erstellen Sie den Projektstrukturplan, der eine Darstellung der Arbeitspakete mit ihren Aufgaben und Aktivitäten enthält, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind.
Phasenplan und Terminplan
Ein Zeitplan, der die Meilensteine, Phasen sowie die geplanten Start- und Endtermine für jeden Vorgang enthält, ist ebenfalls Bestandteil des Projektplans. Der Terminplan wird üblicherweise in Form eines Gantt-Diagramms dargestellt.
Ressourcenplan und Kostenplan
Der Projektplan beinhaltet auch den Ressourcenplan. Dieser spezifiziert die benötigten Ressourcen und macht eine Aussage zu Bedarf und Engpässen für jedes Ressourcenprofil. Auf Basis der eingesetzten Ressourcen wird der Kostenplan abgeleitet. Dieser macht eine Aussage zum Zeitpunkt und der Höhe der anfallenden Kosten sowie zur zeitlichen Entwicklung der Kosten mit dem notwendigen Projektbudget zum Projektabschluss.
Qualitätsplan
Mit dem Qualitätsplan beschreibt der Projektplan auch die Vorgehensweisen zur Absicherung der Qualität im Projekt. Neben der Angabe, welche Qualitätsprüfungen von wem und wann durchzuführen sind, beinhaltet dieser die Angaben zur kontinuierlichen Verbesserung der Produktqualität sowie der Maßnahmen zur Identifizierung und der Optimierung der Zufriedenheit von Kunden, Lieferanten sowie der Beteiligten in der eigenen Organisation.
Überwachung und Steuerung
Der Projektplan gibt Methoden, Techniken und Werkzeuge vor, um den Istzustand im Projekt, den Vorgehensweisen zur Prognose, der Steuerung von notwendigen Korrekturmaßnahmen sowie dem Berichtswesen zu überwachen.
Projektpläne sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Projekte effektiv ablaufen und effizient abgeschlossen werden können. Einen Projektplan erstellen und regelmäßig aktualisieren ist eine bewährte und notwendige Praxis im Projektmanagement, um den Projekterfolg sicherzustellen.
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