Projekte benötigen einen strukturierten Ablauf – unabhängig davon, ob sie in einem klassischen, agilen oder einem hybriden Framework umgesetzt werden. Die Ablauforganisation unterteilt sich dabei in zwei Prozessteile: Einerseits das Projektmanagement-Prozessmodell mit den Projektmanagement Phasen und andererseits das Projekt-Phasenmodell mit dem Vorgehen zur Erbringung der Wertschöpfung. Beide Vorgehensmodelle sind über Phasen-Meilensteine miteinander verknüpft.
Das Projektmanagement-Prozessmodell verfügt nach DIN 69901 über folgende Phasen des Projektmanagement:
- Initialisierung: In der Initialisierung, der ersten der Projektmanagement Phasen, wird geprüft, ob ein Vorhaben oder Thema bereits projektreif ist. In der Initialisierungsphase geht es also darum, das System, in dem das Projekt stattfinden wird, zu identifizieren, es abzugrenzen und es kennenzulernen.
- Definition: In der zweiten der Projektmanagement Phasen, der Phase der Projekt-Definition, geht es im Wesentlichen darum, einen Projektauftrag für die Projektleistung zu erstellen. Projektauftraggeber einerseits und Projektleitung andererseits sollen sich über die Art und Umfang des gemeinsamen Projekts einigen können. Dazu ist eine umfassende Grobplanung des Leistungsumfangs zu erstellen.
- Planung: In der Projekt-Planung werden die Ergebnisse der Projekt-Definition verfeinert und die Eckdaten des Projektauftrages validiert. In dieser Projektmanagement-Phase soll eine Realisierungsplanung erstellt werden, aus der erkennbar ist, wer was wann zu tun hat. Wie detailliert die Planung sein wird, hängt davon ab, wie genau in der Steuerungsphase der Status ermittelt werden soll. Es werden jetzt auch die Vorgehensweisen zur Führung der Projektmitglieder festgelegt.
- Steuerung: In der Projekt-Steuerung, der vierten der Projektmanagement Phasen, wird die Durchführung der geplanten Schritte überwacht und notwendige Gegenmaßnahmen eingeleitet. Es wird veranlasst, überwacht, gesteuert, berichtet, neu-geplant und organisiert. Die Projektsteuerung schließt mit dem Erreichen aller Projektziele und der Überprüfung der Zielerreichung durch das Projektteam ab.
- Abschluss: In der letzten der Phasen des Projektmanagements, dem Projekt-Abschluss, wird das Projektergebnis vom Auftraggeber abgenommen und das gesamte Projekt nochmals aufbereitet. Dies beinhaltet eine Nachkalkulation, die Durchführung einer Abschlussbesprechung, die Erstellung eines Abschlussberichts und die Archivierung wichtiger Unterlagen. Diese Informationen stellen das Wissen einer Organisation über das Projekt dar. Danach wird das Projekt offiziell beendet.