Die Abkürzung PMO steht für Project Management Office. Das PMO ist eine strategische Organisationseinheit, die der Organisationsleitung helfen soll, das gesamte Projektportfolio – also die Gesamtheit aller Projekte – effektiv und effizient zu führen.
Doch wann benötige ich ein Project Management Office? In der ersten Phase der Lebenszeit einer Organisation werden Projekte individuell durchgeführt. Jedes Projekt für sich mit Projektleitung und Team. Jedes Projekt nach Wissen und Fähigkeiten dieser Beteiligten. Folglich auch jedes Projekt etwas anders als andere Projekte der Organisation. Meist nach dem Führungskonzept Management by Hero.
Der Gedanke eines PMO kommt erstmals dann ins Spiel, wenn die Organisationsleitung beabsichtigt, die Projektdurchführung zu harmonisieren, zentrale Prozesse und Abläufe zu vereinheitlichen, Best Practices aus einzelnen Projekten allen verfügbar zu machen. Das PMO wird daher zu Beginn keine größere Struktur haben, sondern aus einer Person oder einem kleinen Team bestehen, das genau dort ansetzt, wo Vereinheitlichung zu wirtschaftlichem Mehrwert führt.
Aus Top-Level Sicht durchläuft ein PMO daher folgende Entwicklungsphasen:
- Erarbeitung eines Projektmanagement-Prozesses.
- Integration des Prozesses in das Qualitätshaus der Organisation.
- Führung der Projektorganisation über Kennzahlen.
- Internes wie externes Benchmarking mit einer kontinuierlichen Verbesserung der Projektorganisation.
Man sollte den Aufwand der einzelnen Stufen nicht unterschätzen. Nach unserer Erfahrung benötigt der Schritt zur jeweils nächsten Stufe je nach Organisationsgröße ein bis drei Jahre.
Mit zunehmender Professionalisierung des PMO wachsen auch dessen Aufgaben. Die Tätigkeitsbereiche eines Project Management Office lassen sich nach verschiedenen Ordnungskriterien clustern. Eine mögliche Darstellung ist:
- Projektorganisation: Schwerpunktaufgaben des PMO im Bereich der Projektorganisation sind PM-Standards, PM-Prozesse, Performance-Standards und Metriken, Projektmanagement IT-Tooling, Kommunikation und Wissensmanagement, Reifegradanalyse und Steuerung der Organisationsentwicklung im Projektmanagement.
- Management der Projekte, Programm und Portfolios: Das PMO legt dabei fest, wie ein Support bei Planung und Steuerung von Projekten, Programmen und Projektportfolios zu erfolgen hat. Weitergehend organisiert das PMO Audits bzw. Assessments von Projekten, Prozessen und der Projektorganisation sowie führt Kriseninterventionen und Projekt Task Forces.
- Ressourcen: Im Bereich des Managements von Ressourcen unterstützt das PMO die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen bei dem Recruiting und der Führung von Projektmanagement-Personal. Darüber hinaus organisiert das PMO Projektmanagement-Trainings und Maßnahmen der Personalentwicklung.
- Unternehmen/Organisation: In der Schnittstelle zur Organisationsleitung unterstützt das PMO die Projektauswahl und Projektpriorisierung, die Leistungs- und Ergebnisbeurteilung der Projektleistung sowie das Management der Kunden- und Lieferantenbeziehungen.
Die Aufgaben eines PMO sind folglich sehr umfangreich. Die Einrichtung eines Project Management Office kann jedoch dazu beitragen, die Projektergebnisse und die Projektdurchführung zu verbessern, die Transparenz zu erhöhen und die Effizienz in der gesamten Organisation zu steigern.
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