Management by Exception ist ein Führungskonzept, bei dem sich die Führung auf Situationen konzentriert und beschränkt, die eine kritische Abweichung von festgelegten Soll-Zuständen darstellen.
Im Wesentlichen bedeutet dies, dass Führungskräfte sich im Führungskonzept Management by Exception auf die Überwachung und Kontrolle von Aktivitäten konzentrieren, die entweder als kritisch eingestuft werden, wie Vorgänge auf dem kritischen Pfad, oder die von zuvor festgelegten Standards beziehungsweise Plänen stark abweichen.
In Projekten kann das Führungskonzept Management by Exception zum Beispiel überall dort zum Einsatz kommen, wo Aufgaben, Teilprojekte oder sogar ganze Projekte an selbstorganisierte Teams übergeben werden können oder in Projektbereichen, bei denen Prozesse und Sollverhalten gut beschrieben wurden.
Zur Anwendung des Führungskonzepts Management by Exception ist es notwendig, folgende Vereinbarungen zu treffen:
- Delegation: Alle betroffenen Aktivitäten werden beim Führungskonzept Management by Exception von den Führungskräften an einzelne Teammitglieder oder ganze Teams delegiert. Dies erfolgt in der Regel über Zielvereinbarungen zum Beispiel für Arbeitspakete oder ganze Teilaufgaben.
- Abweichungen: Es werden im Führungskonzept Management by Exception klare Kriterien oder Bedingungen definiert und kommuniziert, die als interventionspflichtige Abweichungen gelten. Dies können beispielsweise besondere Freigaben, Budgetüberschreitungen, Zeitverzögerungen oder Qualitätsprobleme sein.
- Berichtspflicht: Jede Delegation begründet in umgekehrter Richtung automatisch eine Berichtspflicht. Im Rahmen der Zielvereinbarung wird beim Führungskonzept Management by Exception festgelegt, welche Informationen in welcher Form zu berichten sind und welche Meldekette für kritische Abweichungen gilt.
- Intervention: Führungskräfte intervenieren im Führungskonzept Management by Exception nur bei kritischen Abweichungen. Also nur dann, wenn es zu Ausnahmesituationen kommt, die eine spezielle Aufmerksamkeit erfordern.
Das Management by Exception bringt Vor- und Nachteile mit sich. Der Vorteil des Führungskonzeptes Management by Exception liegt in der Aufwandsminimierung von Führungsaktivitäten und der Effizienz von Führung. Führungskräfte werden nicht kontinuierlich in Prozesse und Projekte involviert, bei denen auch das Projektteam die Planungsaktualisierung und Steuerung übernehmen kann. Führung wird auf die Situationen begrenzt, bei der das Team entweder kein Entscheidungsmandat hat oder die Abweichungen zu groß sind und für die die Aufmerksamkeit der Projektleitung benötigt wird.
Management by Exception setzt jedoch voraus, dass eindeutige und eingeübte Prozesse, Kommunikationsmechanismen und Eskalationsvorgehen festgelegt sind, um sicherzustellen, dass Ausnahmesituationen angemessen erkannt und behandelt werden.
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